HTML Form - oříšek

Zdravím, potřeboval bych trochu poradit. Dostal jsem zadání:

-Interní Web fungující na lokálním serveru

-Přihlášení jako úvodní strana s více úrovněmi přístupů (asi použiju MS Access nebo něco)

-Následně po přihlášení na úrovni admin se otevře tabulka se jmény a dvěmi tlačítky:

Otevřít: umožňuje otevřít HTML formulář a upravit jeho Inputy uvnitř Form a přeuložit je.

Odeslat: odešle emailem odkaz na daný html formulář který si daný člověk kterému přijde otevře vyplní a uloží

A tady jsem už v háji . Vytvořit

s nějakými inputy je v pohodě ale jak na to ukládání pro jednotlivce zvlášť? Problém je, že to celé má jet bez databáze.

Dá se toto nějak napsat v Javě. Hádám že nějaký script musí být i na straně serveru který zpracuje to uložení ale nikdy jsem to nedělal a mám to zadané jako selfimprovement. Nějaké rady jak toto uchopit?